Você sabe delegar ?
O ato de delegar consiste em passar para outra pessoa a responsabilidade pela execução de determinada tarefa. A escolha de quem vai assumir a tarefa, na maioria das vezes, é feito pelo caráter da pessoa ou pela capacidade de execução.
Nas empresas, delegar tarefas é uma parte fundamental. Quando os empreendedores precisam ter mais tempo é normal delegar algumas tarefas para outras pessoas.
Assim, o processo torna-se distribuído, evitando o excesso de tarefas em uma única pessoa e faz com que a produtividade aumente.
Muitos empreendedores não sabem delegar com eficiência. Simplesmente, distribuem as tarefas para as pessoas que não têm muita capacidade de realizá-las e depois cobram resultados satisfatórios.
Acham que basta largar a responsabilidade para outra pessoa e pronto.
Para fazer do jeito certo é preciso entender que a pessoa tem que estar preparada para assumir a tarefa. Ter consciência que a responsabilidade é compartilhada entre aquele que delegou e quem recebeu a tarefa.
Deixa eu explicar melhor, quem está fazendo tarefa precisa dedicar-se para fazer bem feito e o que delegou precisa servir como suporte em casos de dúvidas na execução.
Irei mostrar 3 passos que considero fundamentais para saber delegar de forma correta.
1 – Comunique-se com clareza
É necessário ter clareza quando for falar ou delegar uma tarefa. Ter clareza é saber comunicar aquilo que deseja.
Pode parecer brincadeira, mas muitos empreendedores não sabem dizer o que querem. Ou quando delegam não explicam como atividade deve ser feita.
Como resultado, aquele que foi encarregado fica perdido por não saber o que deve fazer.
Vamos analisar um exemplo. Imagine você contrata alguém para ficar responsável pelo setor de compras. Você apenas transfere a responsabilidade para o contratado e depois cobra resultado.
Quando for analisar o resultado, irá perceber que atividade até foi realizada mas não era aquilo que você queria ou estava pensando.
Isso ocorreu, porque o responsável não sabia exatamente o que o empreendedor queria.
Os empreendedores que não sabem delegar acham que as outras pessoas tem que saber exatamente o que eles estão pensando, como querem e quando querem.
Depois na hora de analisar os resultados, os empreendedores ficam frustrados por ter saído tão diferente do que ele tinha imaginado.
Se você quiser aprender delegar é fundamental que se comunique com clareza. Esclareça todas as dúvidas possíveis. Explique como quer que seja feito e qual o resultado pretende atingir.
Comece estruturando seu raciocínio. Estabeleça início, meio e fim. Seja claro e objetivo. Se o ouvinte tiver dúvidas esteja disposto a resolvê-las.
2 – Procure saber se aquela pessoa está preparada para executar a tarefa.
É como se fosse um quebra-cabeças. Onde cada um tem seu lugar. O empreendedor precisa saber identificar a habilidade e o potencial de cada pessoa. Assim, saberá se a pessoa se encaixa na tarefa.
A maioria dos empreendedores cai na armadilha de contratar quem está disponível, ignorando o fato de ser ou não preparado para aquela atividade.
Para solucionar esse problema, você precisa conhecer pontos fortes e pontos fracos de cada colaborador. Saber quais são suas habilidades e seus defeitos. Para cada atividade qual tipo ideal de pessoa que deverá assumir.
Você provavelmente deve conhecer a história da águia e da galinha. Se você não conhece vou resumir rapidamente.
A história começa com um caçador encontrando um ovo de águia, então levar o ovo para casa e coloca no ninho das galinhas.
Após nascer, a águia é criada como uma galinha. Com o passar do tempo, a águia não se encaixa no modo de vida das galinhas.
Então, se você é empreendedor, tenha muito cuidado para não colocar águias em tarefas de galinhas e galinhas em tarefas de águias.
3 – Faça reuniões periódicas com a equipe
Fazer reuniões periódicas com a equipe, de tempos em tempos, para saber como está o andamento das atividades.
Isso vai servir para ver se as tarefas estão sendo feitas corretamente ou se é preciso fazer alguns ajustes.
Por exemplo, imagine que você tem 20 pessoas na equipe. Cada pessoa é responsável por duas tarefas. Então o total são 40 tarefas. Se você não acompanhar o andamento delas provavelmente vai ter umas vão ter melhores resultados que outras. Mas você não tem tempo de acompanhar cada uma individualmente.
A pergunta é: Como acompanhar de uma maneira rápida e eficiente?
A maioria dos empreendedores erra quando perde o controle das tarefas ou quando controla demais, sufocando sua execução.
Para você não cometer esses erros eu sugiro que, de tempos em tempos, analise os resultados e faça reuniões com os responsáveis.
Primeiramente, faça uma lista das tarefas com seus respectivos responsáveis. Estabeleça indicadores para analisar as tarefas. Depois, marque reuniões semanais ou mensais para analisar e discutir os resultados.
Todas as empresas podem crescer, mas só empresas que possuem processos bem definidos e controlados conseguem crescer de forma consistente no longo prazo.
Empresas que são desorganizadas acabam tropeçando na próprias bagunça. Lembre-se, que no mercado só sobrevive aquele que está melhor preparado.
Concluindo
Nesse artigo você aprendeu 3 passos fundamentais para delegar tarefas. Quando aplicados com sabedoria, a empresa ganha em produtividade.
Assim, você ganha tempo livre para fazer outras coisas mais importantes como, por exemplo, promover o crescimento da equipe e da sua empresa.
Meu conselho é aprender a delegar o mais cedo possível. Assim você fica livre das atividades cotidianas que tomam tempo. E pode ser dedicar no controle e planejamento estratégico do seu negócio.