O método 5W2H é uma das ferramentas de gerenciamento mais eficientes e, curiosamente, uma das mais simples e fáceis de aplicar.

A abordagem dele nada mais é do que um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com etapas bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo, como dos negócios, tanto as atividades operacionais quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis.

Erros na transmissão de certas informações podem gerar muitas perdas, por isso é necessário recorrer a ferramentas de organização que realmente funcionam.

Por essa razão que o sistema foi criado, para garantir que as perdas não ocorram. Ele esclarece completamente todas as possíveis questões que possam surgir sobre quaisquer processos de negócios envolvidos em uma empresa.

O que é 5W2H?

No começo, pode parecer complicado, mas é exatamente o oposto: é chamado de método 5W2H ou abordagem para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase de ação do plano ao qual se propõe.

As etapas que engloba são:

1.   O que? O que será feito? (Etapas de ação, descrição).

2.   Por quê? Por que isso será feito? (Justificação, razão).

3.   Onde? Onde isso será feito? (Localização, área).

4.   Quando? quando isso será feito? (Tempo, datas, prazos).

5.   Quem? Quem vai fazer isso? (Quem é responsável por isso?)

6.   Como? Como será feito? (Método, processo).

7.   Quanto? Quanto custará fazer? (Custos ou despesas envolvidos).

Como você deve ter notado, cada passo da abordagem se refere a uma questão diferente, e a resposta para cada questão é o gatilho para a próxima pergunta. Não é perfeito?!

Trata-se, em suma, de uma ferramenta de gestão eficaz que, por sua simplicidade, pode ser utilizada por pequenas, médias e grandes empresas.

Para aquelas companhias que desejam registrar de forma ordenada e sistemática seus fluxos de trabalho e ações, desde agendar reuniões até implementações de projetos mais complexas.

Esse método é basicamente uma metodologia para definir e executar atividades. Ele é usado quando há necessidade de elaborar um plano de ação.

Seja um grande projeto ou uma ação mais simples, como adquirir um novo computador para o escritório. Com ele, a empresa impede que atividades genéricas ultrapassem os limites de custo (exemplo).

O gerente que o usa sabe que precisa dividir cada meta em planos de ação. Eles precisam seguir um manual de boas práticas para fazê-los.

Muitas vezes, um plano de ação falha, porque não tem prazo nem responsabilidade. O 5 “W” se os 2 “H”  foram criados precisamente para evitar essas falhas.

Para a correta aplicação do método, antes de começar, um gerente precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que deseja resolver.

Se necessário, isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho, por meio de atividades como o brainstorming.

Mas é necessário ter em mente estes três tópicos principais:

1.   O espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas e não aos possíveis efeitos que eles tiveram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras.

2.   As soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que podem exigir novas ações para suprimi-los.

3.   Nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.

Como utilizar o 5W2H para aumentar a produtividade?

Por se tratar de uma ferramenta simples, trazendo muita objetividade para a execução da ação, é extremamente utilizada em áreas de gestão, tais como:

●    Gerenciamento de Projetos.

●    Análise de Negócios.

●    Elaboração de Planos de Negócios.

●    Planejamento Estratégico.

O Planejamento Estratégico pode ser descrito como a formulação de um plano formal com os objetivos de curto e longo prazo de uma organização.

Portanto, é através deste plano que as empresas planejam suas ações e como elas serão executadas. Neste contexto, é muito vantajoso, devido à sua simplicidade, utilizar a ferramenta 5W2H para planejar essas ações e sua execução.

No entanto, quando e como usá-lo? Isso é exatamente o que vamos discutir a seguir. Para usar a ferramenta, você precisa colocar uma planilha no Excel (ou algum programa de sua escolha), tendo em mente o objetivo que deseja atingir, as causas e como executar cada etapa da maneira certa.

Ela é usada utilizada quando a empresa quer realizar tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando assim a produtividade como um todo. Para esclarecer essa questão, observe alguns exemplos de atividades nas quais a ferramenta pode ser usada:

●    Aumentar a lucratividade de uma empresa.

●    Aumentar a base de clientes de uma empresa.

●    Realizar planejamento de mídia para parceiros.

●    Realizar planejamento de redução de custos para uma empresa.

●    Definir a estratégia de vender uma empresa.

●    Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria.

Conclusão

Essa análise destaca-se de outras metodologias de gestão como uma ferramenta simples, completa e eficiente no tempo, além de dinâmica.

Já que permite ajustes e modificações oportunos, mesmo após os planos de ação serem colocados em prática. A resolução de problemas pode ser usada por qualquer pessoa com foco comercial ou individual.

Sua estrutura é semelhante em alguns aspectos à ideia “dividir e conquistar”, uma vez que subdivide minuciosamente o planejamento em várias etapas.

Isso lhe dá uma compreensão mais ampla e abrangente e, portanto, facilita enormemente a sistematização e a implementação de ideias.

Apenas fazer um ótimo plano não é o mesmo que aderir a ele. Se você quiser que o seu seja cuidadosamente formulado e valha mais do que o documento escrito, o acompanhamento é importante.

Apenas esta ferramenta pode tornar isso muito mais fácil e economizar muito tempo para você e sua equipe na sala de reunião, capturando os mesmos elementos na forma de um fluxo de processo.

Isso elimina as desculpas “esqueci-me” da equipe, pois elas receberão uma notificação na data de início. Isso também significa que você pode focar em áreas que estão saindo do cronograma.

Tudo isso sem esperar pela próxima reunião ou revisão da empresa. Qualquer que seja o método escolhido, relatórios periódicos ou de período fixo, você precisa entender do assunto.

Afinal de contas, mesmo os planos mais bem planejados geralmente precisam de um pequeno ajuste. E se tudo correr conforme o planejado, você pode ter a satisfação de saber que tudo está se encaixando.